Dla lepszej kontroli cen energii

Controlling kosztów energii

Całkowity koszt energii zależy od czegoś więcej niż kontraktowanie czy obrót energią.  

Kontrola kosztów energii to o wiele więcej niż weryfikacja faktur. Proaktywny kupiec energii powinien polegać na rzetelnych informacjach o poniesionych wydatkach, aby móc podejmować właściwe decyzje.

Całkowity koszt energii nie jest tylko wynikiem Twoich działań w zakresie zawierania umów na zakup energii, zakupu czy odsprzedaży transz. Jest również wynikiem Twojego zużycia, a także składników ceny niebędących ceną samego towaru: stawek za dystrybucję, usług przesyłowych i podatków. Kupcy energii i/lub kontrolerzy finansowi spędzają mnóstwo czasu na przygotowaniu budżetów, analizie wydatków rzeczywistych wobec budżetu oraz weryfikacji faktur.

Często jednak zaskakują ich niespodziewane wzrosty.
Kontrola budżetów energetycznych jest procesem wymagających zaangażowanie wielu osób:

  • Ustaliłeś jasne kanały komunikacji pomiędzy wszystkimi interesariuszami?
  • Jak Twoja firma zarządza fakturami i w jaki sposób przekazywane są one do osób zaangażowanych w tworzenie budżetów na energię?
  • Jesteś pewny, że masz dostęp do właściwych zewnętrznych informacji niezbędnych do ustalenia budżetów i weryfikacji faktur?
  • Dzielisz się informacjami w sposób umożliwiający bieżące powiadamianie całej firmy o kosztach energii?
  • Czy te informacje przedstawione są w formie umożliwiającej ich wykorzystanie do innych zadań, takich jak weryfikacja wymogów wolumenowych, użycie danych finansowych do programów efektywności energetycznej czy programów zarządzania profilem zużycia?
  • Czy raporty dotyczące kosztów energii z poszczególnych zakładów są dostosowywane tak, by umożliwić tworzenie ogólnofirmowych raportów?

Usprawnij proces budżetowania kosztów energii

Budżetowanie kosztów energii jest procesem czasochłonnym, który trzeba powtarzać co roku. Zebranie wszystkich informacji z wewnątrz i spoza organizacji może być trudne. Ponieważ energia jest istotnym kosztem, przekroczenie budżetu może prowadzić do silnych reakcji. Osoby korzystające z budżetu wydatków na energię często nie mają wiedzy na temat złożoności cen energii i winią Cię za zdarzenia pozostające poza Twoją kontrolą. Ponoszenie odpowiedzialności za niespodziewany wzrost zużycia lub zmiany w elemencie ceny podlegającym obowiązkowi taryfowemu nie jest jedynie problemem dla Ciebie jako kupca energii, ale może również prowadzić do podejmowania przez Twoją organizację złych decyzji.

Dobry program tworzenia budżetu energetycznego obejmuje skuteczną komunikację pomiędzy zasobami wewnętrznymi i zewnętrznymi. Daje również dostęp do wszystkich informacji dotyczących rynków i regulacji, umożliwiając dokonywanie właściwych szacunków.

W trakcie tworzenia budżetu na energię podejmowane są ważne decyzje:

  • Chcesz, aby część ceny energii była w 100% zabezpieczona, czy pozwolisz na pewną zmienność i pozostawisz ceny otwarte na możliwości rynku spotowego?
  • W jaki sposób podejdziesz do przyszłych zmian zużycia lub regulowanej części ceny? Czy będziesz je postrzegać jako koszty niespodziewane, czy też uwzględnisz mergines bezpieczeństwa w kalkulacjach budżetowych?

Będziesz mógł podjąć tego typu decyzje jedynie wtedy, gdy będziesz mieć pełne zrozumienie poszczególnych składowych ceny energii oraz czynników, które je kształtują.

Znajdź dodatkowe oszczędności poprzez weryfikację poprawności faktur

Weryfikacja faktur za energię wymaga czegoś więcej niż tylko kontrolę zużycia i cen jednostkowych. Zużycie energii jest wypadkową parametrów mocy umownej i zużycia. Cena składa się z wielu różnych elementów.

Niektóre z nich można sprawdzić w umowie ze sprzedawcą. Inne w taryfach dystrybucyjnych czy ustawach.

Weryfikacja faktury oznacza, że potrzebne będzie rozbicie cen na poszczególne składowe. Pomimo wymogów dotyczących transparentności obowiązujących w wielu krajach, nie wszystkie faktury za energię są wystarczająco szczegółowe. Ponadto, trzeba zebrać wszystkie informacje ze swoich umów i taryf żeby móc przeprowadzić tą analizę.

Znajdujemy błędy w 0,5% wszystkich faktur wśród naszych klientów, z różnicami występującymi w zależności od kraju i dostawcy. W przypadku znalezienia błędu można rozpocząć proces wyjaśniania rozbieżności.

Jeśli błąd jest na Twoją korzyść (a 50% błędów jest), musisz upewnić się, że błędy zostaną skorygowane na następnej fakturze od sprzedawcy.

Bądź na bieżąco z regulacjami dotyczącymi rynków energii

Regulacje obowiązujące na rynkach energii mają wpływ na koszt energii. Nawet, jeśli rynki są zliberalizowane, nadal istnieje dość spora liczba przepisów kształtujących Twoją cenę energii. Regulacje te przede wszystkim określają, w jaki sposób zorganizowany jest rynek. Mają także bardziej namacalny wpływ w związku z tym, że określają taryfy dla regulowanych części cen. Ponadto dają możliwości ewentualnych zwolnień. Jeśli masz możliwość ubiegać się o nie, możesz uzyskać istotne oszczędności.

Czytanie żargonu prawniczego dla wielu osób nie należy do przyjemności. Ponadto regulacje są aktualizowane. Zmiany poprzedzają zazwyczaj długie negocjacje, których wynik jest trudny do przewidzenia. Czy na pewno:

  • jesteś wystarczająco dobrze informowany na temat wszystkich regulacji kształtujących Twoją cenę?
  • masz wystarczające zasoby, aby być na bieżąco z tymi zmianami?
  • zbadałeś wszystkie możliwości uzyskania zwolnień i podjąłeś wszystkie kroki, aby z nich skorzystać?
A poza tym, czy jesteś pewny, że informacje, jakie otrzymałeś, są obiektywne i mają na celu ochronę Ciebie jako konsumenta, czy może chodzi raczej o interesy grup lobbingowych?

Controlling kosztów i zużycia energii wg E&C

Unikalny model E&C, obejmujący zcentralizowany międzynarodowy consulting, jest doskonałym wyborem dla zcentralizowanego programu kontroli energii. Oferujemy szeroki wachlarz eksperckich źródeł wiedzy i doświadczenia, wspomagający jeszcze lepszą kontrolę wydatków na energię. Dodatkowo dzięki naszej platformie ePoint przedstawiamy informacje w dowolnym, wybranym przez Ciebie formacie. Informacje zapisywane są w arkuszach kalkulacyjnych, które udostępniane są z zachowaniem transparentności, ze wszystkimi formułami i kalkulacjami. 

"Moim zdaniem największym plusem ePointa jest to, że platforma jest oparta na plikach Excel. To sprawia, że dostęp do niej jest łatwy." 

Ward Deryckere, Group Energy Manager, Beaulieu International Group -

Nasza oferta w zakresie kontroli kosztów energii obejmuje kompleksową obsługę, pozwalającą na lepszą kontrolę wydatków na energię:

  • zbieramy faktury, umowy i pliki bezpośrednio od Twoich dostawców i umieszczamy je razem, na jednej scentralizowanej platformie ePoint, do której dostęp mogą mieć różne osoby z Twojej firmy;
  • na podstawie danych z faktur tworzymy tabele i wykresy przedstawiające szczegółową analizę składników cen energii;
  • tworzymy uszyte na miarę raporty według Twoich wewnętrznych i zewnętrznych wymogów w zakresie raportowania;
  • pomagamy Ci w procesie tworzenia budżetu poprzez:
    • przygotowanie procesu budżetowania ze wszystkimi informacjami, jakie są już znane: zużycie w minionych okresach (trendy), cena energii czynnej w momencie budżetowania, stan cen taryfowych oraz oczekiwane zmiany cen, praw i obowiązków;
    • podsumowanie tych informacji w kompleksowym raporcie tak, aby Twoja firma mogła jedynie podjąć kluczowe decyzje zmierzające do stworzenia budżetu;
    • dostosowanie się do Twojego wewnętrznego procesu budżetowania, dostarczanie raportów oraz fizyczne wsparcie na spotkaniach.
  • monitorujemy rzeczywiste koszty miesięczne wobec wartości zabudżetowanych;
  • weryfikujemy Twoje faktury pod kątem poprawności ich wystawienia;
  • jeśli faktury nie są poprawnie wystawione, pomagamy Ci w uzyskaniu zwrotu/rekompensaty od sprzedawcy;
  • jeśli błąd na fakturze jest na Twoją korzyść, pomagamy Ci w utworzeniu rezerw na ewentualną korektę dokonaną przez sprzedawcę;
  • sprawdzamy czynniki wpływające na zużycie takie jak:
    • profile zużycia względem zobowiązań i ograniczeń umownych w zakresie wolumenów kontraktowych;
    • zużycie energii biernej;
    • możliwości optymalizacji mocy umownej;
  • przeprowadzamy audyty faktur za energię, szukając możliwych zwolnień w zakresie regulowanej części ceny;
  • wspomagamy Cię w procesie administracyjnym w celu uzyskania zwolnień podatkowych;
  • informujemy Cię na bieżąco o wszystkich zmianach w regulacjach jakie mają wpływ na koszt energii jaki ponosisz:
    • na Twojej stronie ePoint udostępniamy sekcję opłat i podatków, w podziale na poszczególne kraje;
    • przygotowujemy prezentacje dotyczące regulacji w poszczególnych krajach i na bieżąco je aktualizujemy;
    • kiedy zmieniają się regulacje, otrzymasz powiadomienie mailowe;
    • Twój konsultant oblicza wpływ zmian w regulacjach na koszt energii; kontaktuje się z Tobą, aby omówić te zmiany i ewentualnie zasugerować kierunek działania; 
  • dostarczamy dane z faktur za energię, których potrzebujesz do działań zmierzających do zwiększenia efektywności energetycznej oraz zarządzania profilem zużycia.

We love sharing our knowledge

Keep up to date with E&C