By Wojciech Nowotnik on 2/08/2017
Topics: PL
Jak możesz upewnić się, że nie wydajesz więcej niż zarabiasz? Odpowiedź na to pytanie jest prosta: ustalając budżet. Budżetowanie to wspólna koncepcja mikroekonomiczna, która nie jest trudna do wdrożenia i nie dotyczy tylko osób z ograniczonymi możliwościami finansowymi.
Wiele przedsiębiorstw, rządów, a nawet gospodarstw domowych prowadzi budżet.
Dla firm przemysłowych i innych organizacji budżety i budżetowanie to sposób wewnętrznego (a w razie potrzeby również zewnętrznego) raportowania. Prawidłowe wykonanie budżetu może doprowadzić do sukcesu finansowego.
W świecie zakupów energii budżetowanie niczym się nie różni. Jednak dla tych, którzy jeszcze tego nie robili, budżetowanie kosztów energii może wydawać się bardzo trudne. Na szczęście, istnieją pewne logiczne kroki i wytyczne, które mogą Ci pomóc. Jeśli uda Ci się wykonać wszystkie punkty opisane poniżej, zobaczysz, że może to być łatwy a nawet miły proces.
1. Spójrz na to szerzej:
Budżet energetyczny pozwala wstępnie oszacować przyszłe wydatki na energię elektryczną lub wydatki na gaz ziemny. Należy pamiętać, że jest to część znacznie szerszego budżetu finansowego, który umożliwia firmie prowadzenie działalności gospodarczej w skuteczny i wydajny sposób
Podobnie jak w innych obszarach działalności, termin wykonania/dostarczenia to podstawa. Dla bezpieczeństwa, możesz określić datę przygotowania ostatecznej wersji budżetu nieco wcześniej. W ten sposób będziesz mieć dużo czasu na dokonanie ostatecznych korekt, jeśli będzie to konieczne, przed przekazaniem budżetu.
Obok ścisłego terminu opracowania budżetu powinniśmy określić dokładny okres, dla którego musimy przygotować budżet na energię elektryczną lub gaz ziemny. Nie każda firma działa w ten sam sposób. W niektórych firmach obowiązują budżety krótkoterminowe, podczas gdy inne wymagają planów długoterminowych. W zależności od kultury organizacyjnej firmy preferowane okresy będą obejmowały miesiące, kwartały lub lata. Nawet jeśli ten ostatni okres jest standardem firmy, nadal możesz mieć różnice w roku kalendarzowym i latach podatkowych w różnych firmach.
Proces budżetowania można podzielić na szereg założeń dokonywanych w celu ustalenia wydatków w nadchodzącym okresie. Jako kupiec energii, w celu ustalenia odpowiednich założeń musisz mieć dobry wgląd w to co było, jest i będzie się działo. Zbieranie niezbędnych informacji ma kluczowe znaczenie
i będzie decydujące dla ostatecznego wyniku całego procesu. Ogólnie rzecz ujmując, można wyróżnić trzy główne elementy dotyczące budżetowania kosztów energii: wielkość zużycia, cena towaru (energii czynnej lub paliwa gazowego) i cena poza towarową ( cena opłat dystrybucyjnych i podatków).
Po pierwsze, musisz określić wielkości zużycia energii. Najprostszym sposobem aby to zrobić, jest wgląd w w historyczny profil zużycia. Jeśli nic istotnego nie zmieni się w przyszłym okresie, masz idealną podstawę do obliczeń. Jeśli jednak wiadomo, że wielkość będzie się zmieniać z powodu inwestycji w rozwiązania efektywności energetycznej lub planowana jest zmiana w procesie produkcji czy też w przypadku innych czynników, musisz zintegrować te dane z prognozą zużycia.
Po drugie, musisz wiedzieć, jaka jest sytuacja pod kątem ceny i czy Twoja firma posiada wyznaczone maksymalne poziomy akceptowalnych cen w danym roku. Jeżeli ustaliłeś już finalną cenę na cały okres budżetowy, obliczenia są znacznie prostsze w porównaniu do sytuacji, w której kupujesz na rynku spot lub masz tylko częściowo zakontraktowany wolumen.. Podobnie jak w przypadku ryzyka odchyleń wielkości zużycia, tutaj również należy uwzględnić ryzyko rynku spot lub zmian cen dla okresów wolumenu niezabezpieczonego.
Po trzecie, należy zwrócić szczególną uwagę na składniki poza towarowe (opłaty dystrybucyjne, podatki, itp.). Są one nieprzewidywalnej do pewnego stopnia niekontrolowalne. Mogą one jednak mieć istotny wpływ na ogólny budżet. Dla danego okresu budżetowego należy ustalić wszystkie aktualnie znane wymagania taryfowe i ewentualne poziomy ich obniżek. W przypadku, gdy nowe taryfy nie są oficjalnie opublikowane lub zatwierdzone, musisz dokonać wyboru, czy wykorzystasz wartości historyczne, czy też oszacujesz, jak rząd może zmienić taryfę, co prowadzi nas do następnego punktu.
To, że musimy radzić sobie z niepewnymi informacjami sprawia, że zadanie stworzenia budżetu energetycznego może nie być łatwe. Z pomocą przychodzą jednak marginesy bezpieczeństwa. Mogą one sprawić, że omówione w poprzednim kroku (4) założenia dotyczące wielkości zużycia lub ceny będą łatwiejsze, ponieważ można opracować scenariusz najlepszego i najgorszego przypadku. Scenariusz neutralny może również być brany pod uwagę, jednak ostatecznie zależy to od kultury budżetowej firmy.
Zadaj sobie następujące pytanie: co gorsze, realny koszt niższy niż zakładany w budżecie ze względu na przyjęcie zbyt dużych marginesów, czy też realny koszt wyższy niż zakładany w budżecie ze względu na przyjęcie zbyt małych marginesów. Odpowiedź na to pytanie zależy od kultury korporacyjnej firmy, w której pracujesz. Niektóre organizacje nigdy nie nakładają żadnych marginesów i przyjmują zmiany jako nieprzewidywalne, podczas gdy inne aktualizują budżet podczas roku i podejmują odpowiednie działania.
6. Dokonaj obliczeń:
Po zebraniu wszystkich niezbędnych danych i informacji, określeniu właściwych założeń i zdefiniowaniu marginesu bezpieczeństwa, możesz zabrać się za obliczenia. Dobrze przygotowany arkusz kalkulacyjny może ułatwić to zadanie.
7. Dostarcz i potwierdź:
Po ukończeniu wszystkich obliczeń można dokonać ostatnich drobnych zmian i przekazać budżet zgodnie z wcześniej ustalonym terminem. Aby uniknąć niespodzianek na tym etapie procesu, należy od początku komunikować się ze wszystkimi interesariuszami budżetu. Upewnij się, że znasz ich oczekiwania.
Ostatnim krokiem w procesie budżetowania jest rzeczywiste monitorowanie realizacji budżetu. Niektórzy zapominają o tym ostatnim kroku i zakładają, że wszystko jest już zrobione, gdyż dotrzymali wyznaczonego terminu i wszyscy byli zadowoleni z dostarczonych wyliczeń budżetowych. Niestety, proces nie kończy się w wyznaczonym terminie przekazania budżetu do zatwierdzenia. Budżet trzeba śledzić w odniesieniu do rzeczywistości, gdy tylko rozpocznie się ustalony wcześniej przyszły okres budżetowy. Jeśli jest to konieczne i dozwolone, można dokonać korekt, prognoz kosztów lub rezerw na podstawie nowo zgromadzonych danych (poziomy zużycia, dostosowanie cen energii oraz cen dystrybucji i podatków).
